Verwerkersovereenkomst
Deze overeenkomst regelt hoe Vousify met persoonsgegevens omgaat namens het bedrijf dat Vousify gebruikt. Akkoord geven gebeurt bij het aanmaken van een account.
1. Partijen en rollen
- Verwerkingsverantwoordelijke: het bedrijf dat een account heeft (de Klant).
- Verwerker: Kris Hendriksen, handelend onder de naam Vousify, ingeschreven bij de KvK onder nummer 77288416, gevestigd aan Koggeschip 31, 1784 SE Den Helder.
Werkt de Klant met ZZP'ers die eigen klanten in Vousify beheren? Dan regelt de Klant met hen wie welke verantwoordelijkheid heeft. Vousify volgt hierbij de privacy-instellingen in de Dienst.
2. Onderwerp en duur
Vousify verwerkt persoonsgegevens alleen om de Dienst te leveren, zoals beschreven in bijlage 1. Deze overeenkomst geldt zolang Vousify gegevens voor de Klant verwerkt.
3. Instructies
Vousify verwerkt gegevens alleen op schriftelijke instructie van de Klant. Het gebruik van de Dienst en deze overeenkomst gelden als instructie. Verplicht de wet Vousify tot iets anders, dan melden we dat vooraf, tenzij dat niet mag. Vinden we een instructie in strijd met de privacywet, dan laten we dat direct weten.
4. Verantwoordelijkheid van de Klant
De Klant bepaalt welke gegevens worden ingevoerd en zorgt voor een geldige grondslag en goede informatie aan Eindklanten. Medische of andere bijzondere gegevens horen niet in de Dienst, tenzij de Klant daar een wettelijke grondslag voor heeft en dit echt nodig is voor de behandeling.
5. Geheimhouding
Iedereen die bij Vousify toegang heeft tot de gegevens is tot geheimhouding verplicht. Toegang gebeurt alleen als dat nodig is voor de Dienst, bijvoorbeeld voor ondersteuning of het oplossen van een storing.
6. Beveiliging
Vousify neemt passende maatregelen, zoals beschreven in bijlage 2, en mag die aanpassen zolang de beveiliging minstens even goed blijft.
7. Subverwerkers
De Klant geeft toestemming voor de subverwerkers in bijlage 3. Nieuwe subverwerkers melden we minstens 30 dagen vooraf. De Klant kan daar op redelijke gronden bezwaar tegen maken. Komen we er niet uit, dan kan de Klant opzeggen tegen de ingangsdatum. Vousify legt subverwerkers dezelfde plichten op en blijft voor hen verantwoordelijk.
8. Doorgifte buiten de EU
De opslag van de gegevens gebeurt in de EU. Doorgifte buiten de EU gebeurt alleen met een geldige grondslag uit de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of modelcontractbepalingen.
9. Rechten van betrokkenen
De Klant kan klantgegevens zelf aanpassen en anonimiseren in de Dienst. Krijgt Vousify een verzoek van een betrokkene, dan sturen we dat door naar de Klant en helpen we waar nodig.
10. Datalekken
Bij een datalek waarbij gegevens van de Klant betrokken zijn, informeren we de Klant zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen 48 uur na ontdekking. We geven door wat we weten: wat er is gebeurd, welke gegevens en hoeveel mensen het raakt, en welke maatregelen we nemen. De Klant beslist of melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens of betrokkenen nodig is.
11. Hulp en controle
Vousify helpt de Klant op redelijk verzoek bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij vragen van de toezichthouder. Vousify geeft de informatie die nodig is om naleving aan te tonen. De Klant mag dit laten controleren, maximaal eens per jaar en na afspraak, tenzij er een concrete aanleiding is. De Klant draagt de kosten van een controle.
12. Einde
Op verzoek binnen 30 dagen na het einde van de overeenkomst krijgt de Klant een export van de gegevens. Uiterlijk 60 dagen na het einde verwijdert Vousify de gegevens, en back-ups uiterlijk 60 dagen later. Dat geldt niet voor wat de wet ons verplicht te bewaren.
13. Aansprakelijkheid en recht
De aansprakelijkheidsbeperking uit de algemene voorwaarden geldt ook voor deze overeenkomst, voor zover de wet dat toestaat. Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing.
Bijlage 1: gegevens en verwerkingen
- Betrokkenen: klanten van de zaak, medewerkers, ZZP'ers en de eigenaar.
- Gegevens klanten: naam, telefoon, e-mail, afspraken, behandelingen, opmerkingen en notities, wachtrijnaam.
- Gegevens medewerkers en ZZP'ers: naam, e-mail, inloggegevens, werktijden, vrije dagen, behandelingen en prijzen, bedrijfsnaam en KvK-nummer, stoelhuurafspraken.
- Handelingen: opslaan, tonen in de agenda en wachtrij, beschikbaarheid berekenen, bevestigingen en herinneringen mailen, back-ups maken en verwijderen.
- Bewaren: tijdens de overeenkomst, tenzij de Klant eerder verwijdert. Wachtrijgegevens een dag. Back-ups maximaal 60 dagen.
Bijlage 2: beveiliging
- Versleutelde verbinding (HTTPS).
- Gegevens per bedrijf gescheiden en een ZZP'er ziet alleen de eigen klanten, afhankelijk van de instellingen.
- Wachtwoorden als hash opgeslagen, eigen login per Gebruiker.
- Serverbeheer alleen met een SSH-sleutel.
- Dagelijkse back-ups, versleuteld opgeslagen op een tweede locatie.
- Logboek van beheerhandelingen door Vousify.
- Geen klantgegevens horen in technische logs.
Bijlage 3: subverwerkers
- Hostinger International Ltd.: servers en e-mail, opslag in de EU.